Ramai yang mungkin risau dan mahu pastikan mereka lulus penilaian akhir setelah lima (5) hari berkorban masa, tenaga serta wang untuk dapatkan sijil TTT.

Berikut saya kongsikan beberapa “insights” daripada perspektif penilai untuk membolehkan anda mendapat markah lulus 75% ke atas.

1) SESSION PLAN

Perkara paling asas dalam “final assessment TTT” ialah keupayaan menghasilkan “session plan” yang komprehensif.

Komprehensif dalam konteks ini adalah “session plan” yang, apabila dibaca dan dibandingkan dengan apa yang berlaku di dalam sesi, adalah 80% sama.

Ini bermakna trainer telah membuat perancangan yang teliti dan telah menjalankan perancangannya – bukan terjah saja topik yang disampaikan.

Oleh yang demikian, “session plan” perlu ditulis dengan jelas. Trainer perlu fikir masak-masak tentang masa yang ada (dalam kes “final assessment” untuk TTT sebanyak 15 minit) dan betul-betul pilih pengisian yang sesuai dengan masa yang diberikan.

Trainer juga perlu memikirkan turutan peristiwa (sub-topik dan “learning activities”) yang mempunyai “logical sequence” serta “flow” yang lancar.

Trainer juga boleh memastikan peluang tinggi mendapat markah untuk final assessment dengan memasukkan setiap “item” yang akan dinilai dalam “final assessment” seperti “ice-breaker”, kesimpulan dan kuiz untuk “review learning outcome”.

Dan akhir sekali, yang paling penting ialah “session plan” dihantar dan berada di atas meja “assessor” sebelum pembentangan dibuat – jika tidak, tiada markah akan diberikan kerana “assessor” boleh menganggap tiada “session plan” disediakan.

2) ICE-BREAKER

“Ice-breaker” mungkin dianggap “leceh” bagi sesetengah trainer dan “payah” dibuat untuk sesetengah topik.

Tetapi, dalam “final assessment” untuk TTT ini, ia wajib ada sebagai latihan dan paling utama untuk melihat sejauh mana trainer itu dapat mengaplikasikan “methodology” yang diperkenalkan dalam TTT – bukan sekadar terus “present” topik seperti keretapi monorel yang jalan sehala.

Dalam kes “final assessment” bagi hari terakhir TTT ini, “ice-breaker” tidak perlu “elaborated” sangat. Cukup sekitar 30 saat ke 1 minit. Paling asas ialah perkenalkan diri dan tajuk, insyaAllah sudah boleh dapat 1 markah.

Secar umumnya, untuk “ice-breaker”, kalau hanya trainer yang terlibat, markahnya tidak tinggi. Kalau hanya sebahagian audien yang terlibat, markahnya taklah sebanyak berbanding jika semua audien terlibat.

Yang penting ialah trainer tahu beza antara “ice-breaker” yang berkualiti dengan “opening gambit”.

“Opening gambit” itu sesuai untuk pembuka “show”, manakala “ice-breaker” bertujuan meneutralkan suasana agar dapat mewujudkan persekitaran yang sesuai untuk memulakan sesi pembelajaran.

“Ice-breaker” yang berkualiti (markah tinggi) adalah “ice-breaker” yang mengundang keterlibatan semua tanpa paksaan dan dapat memperkenalkan tajuk. Lebih bagus sekiranya “ice-breaker” tersebut juga berhubungkait dengan topik (subject matter) yang akan disampaikan.

Dan jangan lupa, “ice-breaker” perlu berlaku pada bahagian awal. Kalau di tengah-tengah, ia sudah jadi “energizer” – boleh jadi tidak akan dapat markah untuk bahagian “Ice-breaker”.

3) LEARNING OBJECTIVE

“If you are not precise in your intended direction, you will always end up in the wrong place.”

Rata-rata peserta TTT yang gagal adalah disebabkan “learning objective” (matlamat pembelajaran) untuk sesi 15 minit mereka tidak tepat mengena sasaran.

Boleh jadi sebab tersasar (lain yang ditulis dalam “session plan”, lain pula yang terhasil), boleh jadi juga terlalu banyak “learning objectives” yang mahu dicapai dalam masa yang singkat dan akhirnya gagal dicapai, ataupun sebab pemilihan “content” yang tidak membantu untuk mencapai “learning objective” yang telah ditetapkan (mismatch).

Saya selalu syorkan peserta saya untuk berfikir secara logik dalam menetapkan “learning objective” sesi mereka. Contohnya, jika mereka ada tiga (3) “learning objectives” yang mahu dicapai dalam sesi 15 minit, ini bermakna, secara kasarnya mereka cuma ada 5 minit untuk mencapai setiap “learning objective”. Sudah pasti sesi mereka akan menjadi sedikit tergesa-gesa.

Seeloknya “learning objective” ini ditulis (perlu ada dalam “session plan” dan ditunjukkan pada slaid) dalam bentuk hasil dengan menggunakan kata kerja yang menggambarkan tahap pencapaian.

Contohnya jika merujuk kepada tiga (3) tahap pertama dalam Blooms Taxonomy (cognitive domain), “learning objective” boleh jadi sama ada di penghujung nanti kita mahu audien kita ingat (remember), faham (understand) atau boleh guna (apply) apa yang telah disampaikan dalam sesi 15 minit tersebut. Dan sudah pasti, pendekatan juga akan berubah jika kita mahu audien “boleh guna” (apply) berbanding jika kita hanya mahu mereka “ingat” (remember) saja.

“Learning objective” perlu ada pada slaid kerana ia membantu “assessor” melihat matlamat sesi (dan memberikan markah) serta mengelakkan diri daripada terlupa tentang matlamat yang hendak dicapai dalam 15 minit tersebut.

4) WELL-STRUCTURED CONTENT

Menyampaikan latihan, bukan sekadar menyampaikan apa yang terlintas dalam fikiran secara spontan.

Trainer perlu boleh merancang “training content” sesuai dengan masa yang diberikan – baik 15 minit, 2 jam, 3 hari atau pun 6 bulan.

Disebabkan kita mungkin berhadapan dengan audien yang mempunyai pola fikiran yang pelbagai, kita juga perlu bersedia untuk memberikan “content” yang boleh dihadam oleh keinginan audien yang juga pelbagai.

Ada audien mahu the “big picture”, ada yang mahu dengar “benefits”nya saja, ada yang mahukan “facts” dan ada yang mahukan “how-to”.

Merancang “content” 15 minit semasa “final assessment” bagi mendapat sijil TTT ini sebenarnya menguji keupayaan trainer untuk memikirkan “flow” yang kemas daripada “introduction”, ke “body” dan diakhiri dengan proper “closing”.

Tip yang saya boleh berikan ialah, gunakan struktur mudah berikut:

+ Overview

+ Reasons / Benefits

+ Main content: 3 – 5 key points

+ Conclusion

Jika struktur ini “makes sense” semasa “session plan” ditulis, insyaAllah biasanya ia juga akan “make sense” apabila disampaikan – baik untuk trainer mahupun untuk audien.

5) AUDIO-VISUAL & DELIVERY TECHNIQUES

Slaid tidak wajib, tapi ada markahnya.

Slaid ber”layout” kemas tidak wajib, tapi ada markahnya.

Slaid beserta “animation” tidak wajib, tapi ada markahnya.

Slaid yang menggunakan visual yang tinggi resolusinya tidak wajib, tapi ada markahnya.

Membawa “props” (training / learning aid) tambahan tidak wajib, tapi ada markahnya.

Menulis pada “whiteboard” tidak wajib, tapi ada markahnya.

Merumus semula pada kertas “flip chart” tidak wajib, tapi ada markahnya.

Memberikan “handouts” tidak wajib, tapi ada markahnya.

Mengagihkan “sample” tidak wajib, tapi ada markahnya.

Membuat “demonstration” tidak wajib, tapi ada markahnya.

Buat semua yang tersenarai di atas tidak wajib, tetapi lagi banyak yang ada, lagi banyaklah markahnya.

Kenapa perlu semua ini?

Kerana kita tidak mahu trainer yang hanya “jual air liur” saja. Kita mahu trainer yang lulus, benar-benar layak dari segi kompetensi bagi menjalankan program latihan berkualiti tinggi – barulah layak dengan gelaran “HRDF TTT Certified Trainer” nanti.

6) SESSION FLOW

Bagi seorang “assessor”, “session flow” adalah yang paling sukar dinilai daripada kesemua bahagian “final assessment” dalam TTT.

Kenapa?

Kerana “session flow” ialah kelancaran penyampaian sesi 15 minit. Kelancaran berlaku atas beberapa sebab:

1) Trainer biasa dengan topik tersebut

2) Trainer seorang yang secara semulajadi berpersonaliti “extrovert”

3) Trainer petah dan banyak cerita

4) Trainer kenal audien (setelah 5 hari, para peserta program TTT sudah mula berkawan baik)

5) Trainer pandai menyembunyikan rasa gugup (nervous)

Jadi bagi “assessor”, kita cuba untuk tidak hanya menilai trainer tetapi cuba melihat topik dari perspektif “learner”.

Bagi learner, session flow yang baik ialah:

+ topik dan sub-topik ada kesinambungan

+ peralihan antara sub-topik lancar

+ topik dan sub-topik tidak berbalik-balik (in proper order and logical sequence)

+ “pace” penyampaian mudah diikuti (tidak tergesa-gesa atau tidak terlalu perlahan)

+ sesi pembelajaran selesai dalam tempoh masa yang ditetapkan

Paling penting ialah, “session flow” yang baik mencerminkan perancangan yang baik serta tahap penguasaan “subject matter” yang tinggi oleh trainer – itulah yang “assessor” mahu lihat sebenarnya. Jadi pilihlah topik yang dapat memberikan anda “advantage” seperti di atas.

7) ENGAGING THE AUDIENCE

Untuk “engage the audience”, trainer perlu bijak “motivate the learner” untuk mahu mendalami “subject matter” (topik yang disampaikan).

Di sini aplikasi modul pertama TTT iaitu “Plan Adult Learning” – bagaimana kita mendapatkan respon positif audien.

Ini termasuk:

+ menarik perhatian dan “hold attention”

+ menyapa secara profesional

+ membuat audien selesa untuk bertanya soalan

Untuk ini berlaku, asasnya trainer perlu peka mengawal

+ “eye contact”

+ pergerakan

+ suara

“Assessor” juga akan perhatikan bagaimana trainer mengawal “energy of the room” – jangan sampai audien menjadi terlalu bising dan mengacau sesi atau sesi menjadi sunyi sepi sebab audien sudah tidak dapat ikuti pembentangan yang dibuat kerana isinya terlalu sukar difahami.

“Engaging the audience” ini sama macam berbual dengan kawan. Kalau menarik ceritanya dan cara penceritaannya, memang perhatian kita tertumpu pada kawan tersebut – borak lama pun rasa sekejap. Begitulah juga sepatutnya sesi “final assessment”.

8) EFFECTIVE HANDLING OF QUESTIONS

Markah bahagian ini sangat bergantung kepada topik yang dipilih dan penerimaan audien.

Jika topik terlalu mudah, audien tiada soalan kerana semuanya sudah faham.

Jika topik terlalu asing, audien tiada soalan kerana tak tahu nak tanya apa.

Jika tiada soalan langsung, “assessor” tidak dapat melihat keupayaan trainer menangani soalan.

Maka, markah tidak dapat diberikan untuk “effective handling of question” ini. Ya, tiada soalan dari audien bererti ‘0’ markah untuk trainer tersebut!

Tetapi, ada soalan pun tidak menjamin dapat markah penuh.

Tip teknik menerima soalan dan menjawap soalan audien mestilah termasuk perbuatan:

+ Acknowledge the question

+ Rephrasing the question

+ Addressing the rest of the audience (reaksi semasa menjawab soalan)

+ Reconfirm sama ada telah menjawab soalan asal

Setelah lima (5) hari hadiri program TTT bersama-sama, tanamkanlah sikap tolong-menolong sesama rakan peserta. Bukan diam tak bertanya sebab takut orang tanya balik waktu giliran kita – ini bukan sekolah, tak perlu kenakan orang lain.

9) SUMMARISE THE SESSION

“Summary “bermaksud merumuskan.

Rumusan yang baik dalam konteks “final assessment” dalam program TTT adalah yang berjaya mengimbas kembali “key points” yang telah disampaikan.

Lebih baik jika rumusan dibuat bersama audien. Ini kerana pada masa yang sama trainer dapat menguji sama ada audience telah terima mesej yang hendak disampaikannya atau tidak.

Rumusan biasanya dalam satu (1) slaid saja.

Jangan pula waktu rumusan, kita buka sub-topik baru pula. Nanti akhir pembentangan kelihatan tergantung.

10) REVIEWE THE OUTCOME

Bahagian terakhir ialah memastikan matlamat sesi telah berjaya dicapai.

Paling tidak ialah ulangsiar “session goal”. Lebih elok, jika disertakan dengan aktiviti ringkas semak semula tahap pencapaiannya.

Jika matlamat sesi ialah untuk audien ingat, mintalah mereka “recall” isi pembentangan.

Jika matlamat sesi ialah untuk audien faham, mintalah mereka huraikan “key points” dengan perkataan mereka sendiri.

Jika matlamat sesi ialah untuk audien “apply”, mintalah mereka berikan contoh tindakan yang akan diambil setelah mendengar pembentangan kita.

Paling utama, matlamat sesi yang dibentangkan pada awal sesi 15 minit telah dicapai. Kalau tak capai, bolehlah kita renungkan kata-kata berikut:

“People don’t plan to fail, but they fail to plan!”

#theIdeaSensei

#TrainTheTrainer

#PSMBTTT

#FinalAssessment

#AssessParticipantsCompetence

#TipLulusCemerlang